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NPO法人・はじめての年末調整

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年末調整とは、12月の最後の給与が確定してから行う経理事務です。
毎月スタッフに給与を支払う際、源泉所得税を天引きしていますね。この金額は、おおよその目安として決められている仮の数字。
12月の給与が決定すると、1年間の給与総額も決まり、ここではじめて、支払うべき所得税額も確定します。これまで毎月天引きしてきた源泉所得税と差し引きをし、過不足を精算することを、年末調整と呼んでいます。
計算に必要な資料の収集など、準備は11月から始まります。さあ、がんばって、年末調整してみましょう!

ビフォーアフター

ビフォー

今年から有給スタッフを採用し、はじめての年末調整!でも何から準備すればよいのか全くわからない。税理士に依頼する資金もないし。12月、どうなってしまうのか、とても不安。

アフター

年末調整の流れがわかり、これなら自分たちでできるかも。安心して取り組める!
ある程度理解していれば、税理士を頼る場合にも、効率よくお願いできる!

手順

1. 【11月】 給与所得者の保険料控除申告書を回収・点検する

11月、年末調整に必要な書類を職員に配布し、記入後、回収し、正しく記載されているかどうか点検します。
まず、ひとつめ。ちょっと名前が長いのですが、下記の書類。
所得税を計算する際に控除できる保険料等を書いて、その証明書も添付してもらいます。
控除額の上限など、複雑な仕組みなので、配布・回収だけ自分たちで行い、点検は税理士・会計士を頼っても。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成25年度分様式と記載例
「給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/h25_05_02.pdf
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/kisairei_h25_05.pdf

2. 【11月】 翌年分の扶養控除等申告書も回収・点検する

次に、ふたつめ。翌年分をあらかじめ回収。
配偶者や扶養家族の状況を書いてもらい、年末調整では、この情報に従って各種控除額を計算します。また、翌年1月以降の給与では、この情報に従って源泉徴収を行います。
配偶者控除や扶養控除など、親族に関する控除は複数あります。もし難しいと感じたら、配布・回収だけ自分たちで行って、点検は税理士・会計士を頼っても。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成26年度分様式と記載例
「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/h26_01.pdf
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/kisairei_h26.pdf

3. 【11月】 途中から雇用した職員からは、源泉徴収票も回収する

年の途中で雇用した職員は、前職の源泉徴収票を提出してもらわねばなりません。
採用時にもらい忘れていたら、あわせて回収します。

4. 【12月】 12月の給与計算を行って、1年間の給与総額を確定する

12月の給与やボーナスの金額を確定します。これが決まらないと、1年間の給与総額が決まらず、年末調整の計算ができません。特に、締日から支払日までの日数が少ない法人は、金額確定が遅れないように要注意!

5. 【12月】 源泉徴収簿の、表面左側に毎月の給与金額を書き込む

源泉徴収簿の表面左側に、毎月の給与金額などを記載していますか?
もしまだ作成していなければ、1月分から12月分まで書き込みましょう。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成26年分源泉徴収簿様式
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/h26_03.pdf

6. 【12月】 源泉徴収簿の、表面右側で年末調整の計算を行う

次に、源泉徴収簿の表面右側で、年末調整の計算を行いましょう。
1年間の給与総額を確定し、各種控除額を差し引き、所得税額を決定する計算です。
前職の源泉徴収票を預かっている職員の場合はここで合算します。

毎月天引きしてきた源泉所得税額と、確定した所得税額の差を求め、精算します。
毎年、国税庁が「年末調整のしかた」という詳しいパンフレットを作成していますので、詳しい計算方法はそちらを参照してください。複雑な仕組みなので、自分たちでは計算が間に合わないと感じたら、税理士・会計士を頼っても。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成25年分「年末調整のしかた」
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/gensen/nencho2013/01.htm

7. 【12月】 源泉徴収票を作成し、職員に配布する

所得税額の精算が終わったら、給与所得の源泉徴収票を作成し、12月の給与明細と一緒に、職員に配布します。年末調整を行わなかった職員も、個人で確定申告を行う際に必要となりますので、全員分作成し、配布します。

源泉徴収票は、1年間の給与総額と所得税額、および控除の内容などをまとめた用紙で、お近くの税務署に行くと、用紙は何枚でももらえます。これは4枚複写式になっていて、職員配布用の他、市区町村や税務署に提出する分が一度につくれるようになっています。これらは1月に使用しますので、なくさないように保管します。
なお、税務署でもらう用紙ではなく、内容が網羅されていれば、パソコンで作成しても差し支えありません。「源泉徴収票」と検索すると、便利な書式がたくさん出てきます。

毎年、国税庁が「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」という詳しいパンフレットを作成していますので、詳しい記入方法はそちらを参照してください。年末調整の計算を税理士・会計士に頼った場合は、あわせて作成してもらいましょう。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成25年分「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」
http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/tebiki2013/

8. 【翌年1月】 所得税を納付する

年末調整で確定した所得税額を、翌年1月10日までに、法人から税務署へ納付します。
(納期の特例を受けている法人は、1月20日までに納付すればOKです。)
納める額が0円になった場合でも、そのことを届け出るために、納付書を税務署に提出しなければなりません。忘れないようにしましょう。

なお、天引きした源泉所得税が確定した所得税額より多く、職員に還付を行った時と、反対に確定した所得税額の方が不足した場合とで、納付書の記入方法は異なります。詳しくは、国税庁発行の、「年末調整のしかた」に記載がありますので、そちらを参照してください。

国税庁HPからダウンロード可能。
(参考)平成25年分「年末調整のしかた」 該当ページ
http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/gensen/nencho2013/pdf/69-70.pdf

9. 【翌年1月】 法定調書合計票・給与支払報告書を提出する

12月に、源泉徴収票を作成した際、4枚複写になっていました。大切に保管していた残り3枚は、1月に使用します。
まず、大切なのは、市区町村提出用の2枚です。
法人は、同じ市区町村に住んでいる職員の分をまとめて、「給与支払報告書(総括表)」という書類を作成します。(総括表の用紙や記入方法は、各自治体にお問い合わせください。)これに、源泉徴収票と一緒に作成した2枚ともを、該当する職員の分全て添付して、1月31日までに、市区町村に提出します。市区町村は、これをもとに、住民税の計算を行い、住民税額を決定する大事な書類です。決定通知は5月頃に法人に届きます。

残りの1枚は、税務署提出用です。
法人は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計票」という書類を、1月31日までに税務署に提出しなければなりません。このときに、提出条件にあてはまる職員については、この残りの1枚を添付します。詳しくは、お近くの税務署にお問い合わせください。

これで、年末調整の事務が完了です。お疲れ様でした!

コツ

● スケジュールが命。作業時間の確保を!
11月~翌年1月まで、複雑な作業が続きます。年末年始にあわただしく残業せずにすむように、年末調整事務の煩雑さを職員に周知し、資料の速やかな提出など協力を得ましょう。予算がとれるなら、年末調整事務に限って専門家の活用も検討したいところです。
● 個人情報の管理を徹底!
年末調整を行う職員からは、扶養家族や保険料など、個人情報をたくさん預かることになります。個人情報が他の職員や、法人の外へ漏れないよう、個人情報の管理に十分配慮しましょう。

NPO法人シーズ・市民活動を支える制度をつくる会

1994年11月創設。1998年のNPO法成立、2001年の認定NPO法人制度成立、そして2011年6月の制度大改正を市民側からリード。市民活動を支える制度を勝ち取ってきました。NPOの個別サポートプログラムを4月からスタート。これからのシーズは、「基盤整備の時代」から「NPOの成長と成果の時代」を目指します。

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本記事は、2014年04月11日公開時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。
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