ＮＰＯなんでも質問箱

Re: 通常総会についての質問 投稿者：シーズ（轟木　洋子） 投稿日：2000/04/20(Thu) 17:58:00 No.81

いとう＆しょうじさま

ご投稿ありがとうございます。
そろそろ総会の準備を始めるNPOが多いようですね。
以下、いただいた質問に順にお答えいたします。

①正会員への最低限の配布資料について
　NPO法では、定款変更、合併、解散については総会で決議すると定めていますが、その他につ
　いては、それぞれの団体の定款で定めることになっています。また、NPO法の第３０条では、
　民法第６０条から第６６条までの規定をNPO法人の管理について準用する、と定めてあります。

　そこで、これらを見ると、民法第６２条には、総会の招集は少なくとも５日前にその会議の目
　的たる事項を示して行うこと、また第６４条には、あらかじめ通知をした事項についてのみ総
　会で決議できる、とあります。

　ただし、どちらも定款に別段の定めがある時は、これによらない、とも付してあります。
そこで、まずいとう＆しょうじさんの会の定款が、総会についてどのように定めているか、
　確認してください。定款に議決事項として書いてあることは、決議しなければならないことで
　す。また、これらについて、特に定款に別途定めてない場合は、事前に配布資料を送らなけれ
　ば原則的に決議できません。

　なお、代理権（委任）の行使や書面表決できるのは、これらの事前に送った議案についてのみ
　です。

　よって、事前配布資料で最低限必要な要素とは、決議事項全てに関する資料であるということ
　になります。

②議事録のひな型について
　これは特に決まったものがある訳ではありません。NPO法では、議事録を取ることを義務付け
　てもいません。

　しかし、団体によっては、総会の議事録に記録すべきことを定款で定めている場合があります
　ので、これも定款を確認してください。また、たとえ定款には書いていなくても、後で会員か
　ら決議事項について疑義が提示されるなど、民事的リスクを回避するためにも、しっかりとし
　た議事録は作っておいた方が良いと思います。

　一般的には、日時、場所、出席者や委任の数が総会成立の定足数を満たして開催されたこと（正
　会員の総数と出席者数、また委任や書面表決者の数）、審議事項、議事の経過概要と議決結果、
　議事録署名人の選任に関することなどが、記録されていて、それに議長と議事録署名人が署名
　しているようです。

　法人の設立申請の時に、設立総会の議事録を所轄庁に提出されている筈ですので、それを参考
　にされるのも良いかと思います。

　
③招集通知書のひな型について
　これも特に決まったものはありません。定款で何か定めていれば、それに従うことになります。

委任や書面表決ができるよう定款に書いてある場合で、よくあるのは、総会のお知らせや議案
　書などの資料とともに、出欠や委任について記入できたり、書面表決できるハガキを送り、欠
　席の場合は誰（出席する他の社員や議長）に委任するか、また書面表決する場合は、議案の番
　号の横に賛成、反対の印をつけることができるようにするやり方です。

　もちろん、ハガキではなく、封書の形でも大丈夫です。これについて、シーズでは特にひな型を
　作っていませんが、要は、いつ、どこで行われ、何が話し合われるかを知らせ、それについて
　出欠や委任、書面表決参加できれば良い訳です。

④通常総会開催についての注意事項
　以上、述べてきたように、総会の定足数、招集方法、議決事項など、それぞれ団体の定款によ
　って違います。自分の団体がどのように定款でそれらを定めているのか、よく確認して、それ
　に従ってください。

　また、配布する予算・決算を含む事業報告案については、監事がそれを認めたことを明らかに
　しておく（監事が認める旨の書面に署名が入ったものを添付するなど）と良いと思います。

　また、NPO法人は、前年の事業報告書、財産目録、貸借対照表および収支計算書と役員名簿を、
　毎事業年度が始まって３か月以内に所轄庁に提出することになっています。特に定められては
　いませんが、こうした書類は、総会で承認されたものを提出するのが良いと思います。

では、またご質問がありましたら、どうぞお寄せください。

シーズ事務局・轟木　洋子

▲ページTOP

NPOWEB